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Mit Epigraf kann gemeinsam mit mehreren Personen im gleichen Datenbestand gearbeitet werden. Doch was passiert, wenn zwei Personen den gleichen Artikel zeitgleich bearbeiten wollen? Damit es ist nicht zu Konflikten kommt, werden Datensätze während der Bearbeitung für andere Nutzende gesperrt. Auch wenn man einen Datensatz in zwei Browserfenstern parallel öffnet, kann nur einer im Bearbeitungsmodus sein, der andere bleibt gesperrt. Sie werden dann darauf hingewiesen, dass der Datensatz bereits bearbeitet wird und können ihn erst wieder bearbeiten, wenn er durch Speichern oder Abbrechen freigegeben wurde.

Achten Sie darauf, Datensätze bewusst zu schließen, wenn Sie die Arbeit daran beenden oder pausieren. Das passiert entweder durch Speichern oder durch Abbrechen der Bearbeitung mit den entsprechenden Schaltflächen bzw. Shortcuts. Sollten Sie das Fenster verlassen wollen, während ein Datensatz noch im Bearbeitungsmodus ist, weist der Browser Sie durch eine Meldung auf mögliche ungespeicherte Änderungen hin. Schließen Sie dann zunächst den offenen Datensatz, damit er nicht ungewollt für die Bearbeitung gesperrt bleibt.

Normalerweise müssen Sie nicht weiter über diese Sperren nachdenken, das übernimmt Epigraf für Sie. Dennoch kann es hilfreich sein, sich die folgenden speziellen Situationen zu verdeutlichen:
 

• Jede Datensatzsperre wird aufrecht erhalten, solange das Fenster aktiv ist. Wird der Computer ausgeschaltet oder das Fenster geschlossen, ohne zu speichern bzw. abzubrechen, läuft die Sperre spätestens nach einer Minute ab. Hat jemand anderes den Datensatz in der Zwischenzeit zur Bearbeitung geöffnet, kann erst wieder gespeichert werden, wenn die andere Person den Datensatz geschlossen hat. Dabei kann es passieren, dass die zwischenzeitigen Änderungen der anderen Person mit dem Stand des geöffneten Datensatzes überschrieben werden. Deshalb sollten Datensätze bewusst geschlossen werden, wenn die Arbeit daran unterbrochen wird.
• Ist ein Datensatz in der Sidebar zur Bearbeitung geöffnet, kann man ohne Weiteres die Schaltfläche zum Öffnen in einem neuen Tabsheet verwenden. Der Datensatz wird automatisch geschlossen und im neuen Tabsheet wieder geöffnet. Vorher sollten Änderungen gespeichert werden.
• Ist ein Datensatz in der Sidebar zur Bearbeitung geöffnet, wird er automatisch geschlossen, wenn in der tabellarischen Ansicht - zum Beispiel in der Artikelliste - ein anderer Datensatz ausgewählt wird. Auch hier erfolgt keine Nachfrage, man sollte Änderungen vorher speichern.
• Die Sperren werden zwischen EpiWeb und EpiDesktop abgeglichen. So kann man parallel mit beiden Anwendungen an den Daten arbeiten. Bei der Arbeit mit EpiDesktop laufen Sperren allerdings nicht automatisch ab. Wird der Computer während der Bearbeitung in den Standby-Modus versetzt oder das Programm durch externe Einflüsse geschlossen, können gesperrte Artikel zurückbleiben. Diese Sperren lassen sich von Administrator:innen mit EpiDesktop entfernen.